Sie haben Stunden damit verbracht, Ihren Lebenslauf zu perfektionieren, ihn auf die Stellenbeschreibung zuzuschneiden und ihn mehrmals Korrektur zu lesen. Sie drücken voller Zuversicht auf „Absenden“, nur um nie eine Antwort zu erhalten. Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn ja, werden Sie vielleicht von einem digitalen Torwächter, dem Applicant Tracking System (ATS), aufgehalten. Aber keine Sorge – mit der richtigen Herangehensweise können Sie einen ATS-optimierten Lebenslauf erstellen, der Ihren wahren Wert hervorhebt und gleichzeitig erfolgreich durch diese automatisierten Systeme navigiert.
ATS verstehen: Warum Ihr Lebenslauf verloren gehen könnte
Stellen Sie sich vor, Sie schicken Ihren sorgfältig erstellten Lebenslauf in ein schwarzes Loch. Genau so fühlt es sich an, wenn Sie sich online bewerben. Wenn Sie aber wissen, was hinter den Kulissen passiert, kann das den Prozess entmystifizieren.
Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Software, die Unternehmen zum Sammeln, Sortieren, Scannen und Einordnen von Bewerbungen verwenden. Diese Systeme helfen Arbeitgebern, die überwältigende Menge an Lebensläufen zu bewältigen, die sie erhalten – manchmal Hunderte oder Tausende für eine einzige Stelle. Jüngsten Untersuchungen zufolge verwenden 70-90 % der Arbeitgeber inzwischen irgendeine Form von Software zum Scannen von Lebensläufen, von einfachen Parsern bis hin zu hochentwickelten KI-gesteuerten Systemen wie Taleo, Workday und Greenhouse.
Hier erfahren Sie, warum Ihr Lebenslauf möglicherweise abgelehnt wird, bevor ein Mensch ihn überhaupt gesehen hat:
- Formatierungsprobleme: Komplexe Designs, Tabellen und Grafiken, die für das menschliche Auge gut aussehen, können ein ATS verwirren
- Fehlende Schlüsselwörter: Wenn Ihr Lebenslauf nicht die spezifischen Begriffe enthält, auf die das ATS programmiert ist, kann er herausgefiltert werden.
- Inkompatible Dateitypen: Einige Systeme kommen mit bestimmten Dateiformaten oder Kodierungen nicht zurecht
- Nicht standardisierte Abschnittsüberschriften: Verwendung kreativer Titel anstelle von Standardtiteln wie „Erfahrung“ oder „Ausbildung“.
Der emotionale Tribut, der durch wiederholte Bewerbungen und ausbleibende Rückmeldungen entsteht, kann verheerend sein. Die Stellensuche ist ohnehin schon stressig, und das Gefühl, dass Ihre Qualifikationen nicht einmal wahrgenommen werden, sorgt für zusätzliche Frustration. Es geht nicht nur um technische Optimierung, sondern auch darum, dass Ihre harte Arbeit und Ihre Qualifikationen die Beachtung finden, die sie verdienen.
Schlüsselelemente eines ATS-freundlichen Lebenslaufformats
Die Erstellung eines ATS-freundlichen Lebenslaufs bedeutet nicht, dass Sie Ihre Persönlichkeit völlig ablegen müssen. Es bedeutet, Ihre Qualifikationen in einem Format zu präsentieren, das sowohl Maschinen als auch Menschen verstehen können.
Die Grundlage eines ATS-optimierten Lebenslaufs beginnt mit einer sauberen, übersichtlichen Formatierung. Stellen Sie sich vor, dass Sie ein Dokument erstellen, das leicht gescannt und verstanden werden kann, ähnlich wie eine gut organisierte Webseite.
Was die Dateiformate betrifft, so haben sowohl PDF als auch DOCX ihre Vorzüge:
- PDF behält eine einheitliche Formatierung auf allen Geräten bei, kann aber für einige ältere ATS-Systeme schwieriger zu analysieren sein
- DOCX ist im Allgemeinen ATS-freundlicher, kann aber je nach Software des Empfängers unterschiedlich dargestellt werden.
Auf dem US-amerikanischen und britischen Markt ist DOCX oft die sicherere Wahl, obwohl viele moderne ATS-Systeme beide Formate gut verarbeiten können. Im Zweifelsfall sollten Sie prüfen, ob der Arbeitgeber in den Bewerbungsanweisungen ein bevorzugtes Format angibt.
Was die Struktur anbelangt, so ist ein umgekehrt chronologisches Format (Auflistung der jüngsten Erfahrungen zuerst) in der Regel am ATS-freundlichsten. Mischformate können funktionieren, wenn sie klare Abschnittsüberschriften beibehalten, aber rein funktionale Lebensläufe, die nach Fähigkeiten und nicht nach dem zeitlichen Ablauf gegliedert sind, können einige Systeme verwirren.
Wirksame Abschnittsüberschriften sollten klar und deutlich erkennbar sein:
- Arbeitserfahrung oder Berufserfahrung
- Bildung
- Fertigkeiten
- Zertifizierungen
- Ehrenamtliche Erfahrung
Formatierung – Do’s and Don’ts
Machen:
- Verwenden Sie standardmäßige, gut lesbare Schriftarten wie Arial, Calibri oder Times New Roman (10-12pt).
- Erstellen Sie klare Abschnittswechsel mit Standardüberschriften
- Verwenden Sie einfache Aufzählungspunkte (- statt ausgefallener Symbole)
- Einheitliche Formatierung von Daten, Berufsbezeichnungen und Unternehmen
- Fügen Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen oben auf jeder Seite ein
- Beschränken Sie Ihren Lebenslauf auf 1-2 Seiten (Standard auf dem US-amerikanischen/britischen Markt)
Lassen Sie es:
- Verwenden Sie Tabellen, Textfelder oder Spalten (sie verwirren oft ATS-Systeme)
- Kopf- oder Fußzeilen einschließen (viele ATS-Systeme können diesen Inhalt nicht lesen)
- Bilder, Logos oder Grafiken hinzufügen (einschließlich dekorativer Linien oder Rahmen)
- Verwenden Sie kreative oder ungewöhnliche Schriftarten
- sich auf Farbe verlassen, um Bedeutung zu vermitteln oder Informationen zu organisieren
Denken Sie daran, dass Einfachheit nicht gleichbedeutend mit Langeweile ist. Ein übersichtlicher, gut organisierter Lebenslauf kann visuell ansprechend sein und gleichzeitig ATS-freundlich bleiben.
Strategien zur Optimierung von Schlüsselwörtern, die sich natürlich anfühlen
Schlüsselwörter im Lebenslauf sind die Brücke zwischen Ihren Qualifikationen und dem, wonach Arbeitgeber suchen. Der Schlüssel ist, sie natürlich und strategisch einzubauen.
Beginnen Sie mit der Analyse der Stellenbeschreibung – sie ist im Wesentlichen ein Entwurf für das, was der Arbeitgeber will. Suchen Sie nach:
- Hard Skills (Software-Kenntnisse, technische Fähigkeiten)
- Soft Skills (Kommunikation, Führung)
- Terminologie der Industrie
- Erforderliche Qualifikationen und Nachweise
Erstellen Sie eine Liste mit diesen Begriffen und vergleichen Sie sie mit Ihrer Erfahrung. Die wichtigsten Schlüsselwörter im Lebenslauf werden in der Stellenbeschreibung mehrfach vorkommen oder als „erforderliche“ Qualifikationen aufgeführt sein.
Hier erfahren Sie, wie Sie sie auf natürliche Weise einbinden können:
- Verwenden Sie gegebenenfalls genaue Übereinstimmungen: Wenn in der Stellenausschreibung „Erfahrung im Projektmanagement“ verlangt wird, verwenden Sie genau diese Formulierung und nicht nur „Projektleitung“.
- Geben Sie sowohl Akronyme als auch vollständige Begriffe an: Schreiben Sie beim ersten Mal „Search Engine Optimization (SEO)“, danach können Sie „SEO“ verwenden.
- Streuen Sie die Schlüsselwörter überall ein: Legen Sie nicht alle Schlüsselwörter in einen Abschnitt
- Kontextualisieren Sie mit Erfolgen: „Agile Methodik eingeführt, was zu 30% schnelleren Produktentwicklungszyklen führte“
Auf den Märkten der USA und des Vereinigten Königreichs werden quantifizierbare Leistungen besonders geschätzt. Fügen Sie, wann immer möglich, Kennzahlen hinzu, um die Auswirkungen Ihrer Arbeit zu belegen: „Steigerung des Engagements in den sozialen Medien um 45 % durch die Entwicklung eines strategischen Inhaltskalenders“ oder „Senkung der Betriebskosten um 250.000 US-Dollar jährlich durch die Rationalisierung der Beschaffungsprozesse“.
Da sich Arbeitgeber zunehmend auf die Einstellung von Fachkräften verlegen, wird die genaue Identifizierung und Einbindung der richtigen Schlüsselwörter immer wichtiger. Erfahren Sie in unserem detaillierten Leitfaden mehr darüber, wie Sie bei der Einstellung von Fachkräften glänzen können .
Ausgleich zwischen ATS-Optimierung und menschlicher Lesbarkeit
Denken Sie an das Endziel: Ihr Lebenslauf muss das ATS-Screening bestehen, aber letztendlich einen menschlichen Personalverantwortlichen oder Einstellungsmanager beeindrucken. Das bedeutet:
- Schreiben Sie zuerst für Menschen: Wenn Ihr Lebenslauf roboterhaft klingt oder mit Schlüsselwörtern vollgestopft ist, strukturieren Sie ihn um.
- Erzählen Sie Ihre berufliche Geschichte: Vermitteln Sie über Schlüsselwörter hinaus Ihren beruflichen Werdegang und Ihre Leistungen
- Priorisieren Sie die Relevanz: Konzentrieren Sie sich auf die Erfahrungen und Fähigkeiten, die für die Stelle am wichtigsten sind.
- Seien Sie konkret, was Sie erreicht haben: „Umsatzsteigerung um 27 % im 2. Quartal 2022 durch die Einführung eines neuen CRM-Systems“ ist beeindruckender als „Verantwortlich für das Umsatzwachstum“.
Auf den Arbeitsmärkten in den USA und im Vereinigten Königreich wird die persönliche Markenbildung immer wichtiger. Ihr Lebenslauf sollte nicht nur widerspiegeln, was Sie getan haben, sondern auch, wer Sie beruflich sind. Dies kann durch eine kurze berufliche Zusammenfassung vermittelt werden, die die wichtigsten Fähigkeiten enthält und gleichzeitig Ihr einzigartiges Leistungsversprechen darstellt.
Denken Sie daran, dass die Optimierung von LinkedIn Ihre Lebenslaufstrategie ergänzt. Viele ATS-Systeme und Personalverantwortliche werden Ihren Lebenslauf mit Ihrem LinkedIn-Profil abgleichen, achten Sie also auf Konsistenz zwischen beiden. Ein starkes LinkedIn-Profil mit Empfehlungen und Engagement kann die in Ihrem Lebenslauf hervorgehobenen Qualifikationen verstärken.
Häufige ATS-Fallstricke und wie man sie vermeidet
Selbst kleine Fehler können ein Bewerbermanagementsystem zum Scheitern bringen. Hier sind die häufigsten Fallstricke und wie Sie sie vermeiden können:
Kreative Layouts und Designelemente: Der schöne zweispaltige Lebenslauf mit Infografiken mag auf den ersten Blick beeindrucken, aber viele ATS-Systeme können diese Informationen nicht richtig analysieren. Halten Sie sich an ein einspaltiges Layout mit klar definierten Abschnitten.
Nicht standardisierte Abschnittsüberschriften: „Where I’ve Made My Mark“ mag interessanter klingen als „Work Experience“, aber es kann ein ATS verwirren. Halten Sie sich an konventionelle Abschnittsüberschriften.
Kopf- und Fußzeilen: Wichtige Informationen wie Kontaktdaten sollten im Hauptteil des Dokuments stehen, nicht in Kopf- oder Fußzeilen, die von manchen Systemen völlig ignoriert werden.
Unsichtbarer Text oder weißer Text: Einige Stellensuchende versuchen, das System zu umgehen, indem sie unsichtbare Schlüsselwörter hinzufügen. Dies wird als „Black Hat“-Technik betrachtet und kann dazu führen, dass Ihre Bewerbung gekennzeichnet oder ganz abgelehnt wird. Außerdem schadet diese Taktik Ihrer Glaubwürdigkeit, falls Ihre Bewerbung doch von Menschen gelesen wird.
Nicht kompatible Dateinamen: Benennen Sie Ihre Datei professionell, am besten mit Ihrem Namen und der Position (z. B. „John_Smith_Marketing_Manager_Resume.pdf“). Vermeiden Sie Sonderzeichen oder generische Namen wie „Resume_Final_v2“.
Einreichung des falschen Dateityps: Wenn der Arbeitgeber ausdrücklich ein bestimmtes Format verlangt, befolgen Sie diese Anweisungen genau.
Zu den gängigen ATS-Systemen in den USA und im Vereinigten Königreich gehören Taleo (das von vielen Fortune-500-Unternehmen verwendet wird), Workday, Greenhouse, Lever und iCIMS. Jedes dieser Systeme verfügt über unterschiedliche Analysemöglichkeiten und Eigenheiten. Tools wie ResuFit, JobScan oder Resume Worded können dabei helfen, mögliche Probleme zu erkennen, bevor Sie Ihre Bewerbung an diese Systeme übermitteln.
Tools und Ressourcen zur Vereinfachung des Prozesses
Um einen ATS-freundlichen Lebenslauf zu erstellen, muss man nicht jedes Mal bei Null anfangen. Mit den richtigen Tools können Sie den Prozess rationalisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Lebenslauf sowohl die automatische als auch die menschliche Überprüfung besteht.
ResuFit wurde speziell entwickelt, um Arbeitssuchenden bei der Erstellung von Lebensläufen zu helfen, die mit Bewerber-Tracking-Systemen zusammenarbeiten und nicht gegen sie arbeiten. Es analysiert Ihren Lebenslauf anhand spezifischer Stellenbeschreibungen und identifiziert diese:
- Fehlende Schlüsselwörter und Ausdrücke
- Formatierungsprobleme, die ATS-Systeme stören könnten
- Möglichkeiten, Ihre Erfahrung besser mit den Stellenanforderungen in Einklang zu bringen
- Mögliche rote Fahnen, die eine automatische Ablehnung auslösen könnten
Neben speziellen Tools wie ResuFit können auch andere Ressourcen Ihre Bewerbung unterstützen:
- Ressourcen von Jobbörsen: Websites wie Indeed, Monster und LinkedIn bieten für ihre Plattformen spezifische Lebenslaufhilfen an.
- Branchenspezifische Vorlagen: Viele Berufsverbände bieten Lebenslaufvorlagen an, die auf ihren Bereich zugeschnitten sind
- Professionelle Lebenslaufüberprüfungen: Feedback von Karriere-Coaches oder Mentoren aus der Branche einholen
- ATS-Simulator-Tools: Diese können Ihnen zeigen, wie Ihr Lebenslauf aussehen könnte, nachdem er von einem ATS geparst wurde
Für Arbeitssuchende in den USA und im Vereinigten Königreich lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie Ihr Lebenslauf auf beliebten Jobbörsen wie Indeed, Monster, CareerBuilder und LinkedIn erscheint, da diese Plattformen ihre eigenen Analysesysteme haben, die in die ATS-Datenbanken der Arbeitgeber einfließen.
Denken Sie daran, dass verschiedene Branchen unterschiedliche Erwartungen haben. In einem kreativen Bereich sind vielleicht mehr gestalterische Elemente erlaubt, während in traditionellen Branchen wie dem Bank- oder Rechtswesen in der Regel eine streng konventionelle Formatierung erwartet wird.
Beibehaltung der Authentizität bei gleichzeitiger Optimierung für ATS
Die ultimative Herausforderung besteht darin, einen Lebenslauf zu erstellen, der die Algorithmen erfüllt und gleichzeitig authentisch darstellt, wer Sie sind und was Sie mitbringen.
Ehrlichkeit ist das A und O. Es ist zwar wichtig, Ihre Sprache an die Stellenbeschreibungen anzupassen, aber eine falsche Darstellung Ihrer Qualifikationen wird unweigerlich nach hinten losgehen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf diese Strategien:
- Übersetzen Sie Ihre Erfahrung in die Sprache der Stellenbeschreibung, ohne zu übertreiben
- Hervorhebung übertragbarer Fähigkeiten bei Bewerbungen für neue Branchen oder Stellen
- die Branchenterminologie korrekt und im richtigen Kontextzu verwenden
- Konzentrieren Sie sich auf Ihr einzigartiges Leistungsversprechen und beziehen Sie die notwendigen Schlüsselwörter ein.
Für die Märkte in den USA und im Vereinigten Königreich, wo Vielfalt und Integration zunehmend Priorität haben, sollten Sie auf die Sprache achten, die Sie verwenden. Geschlechtsneutrale Begriffe und die Konzentration auf Leistungen statt auf persönliche Eigenschaften tragen dazu bei, eine integrative Bewerbung zu erstellen, die moderne Arbeitgeber anspricht.
Inklusive Sprache im Lebenslauf
Die Verwendung einer integrativen Sprache in Ihrem Lebenslauf hilft nicht nur bei der ATS-Optimierung, sondern zeigt auch, dass Sie sich der wichtigen Werte am Arbeitsplatz bewusst sind. Beispiele hierfür sind:
- „Teamführung“ statt „Teambesetzung“ verwenden
- Sich selbst als „detailorientiert“ und nicht als „obsessiv“ zu bezeichnen
- Hervorhebung der „funktionsübergreifenden Zusammenarbeit“ anstelle der „guten Zusammenarbeit mit verschiedenen Personen“.
- Konzentration auf die „Konsensbildung“ statt auf die „Einigung aller“.
Viele Unternehmen verwenden jetzt auf Vielfalt und Integration ausgerichtete ATS-Filter, die auf integrative Sprache achten und potenziell voreingenommene Terminologie aussortieren. Dieser Ansatz hilft Ihnen auch, die wachsende Zahl von Arbeitgebern anzusprechen, die Wert auf den Aufbau vielfältiger Teams legen.
Ihr Lebenslauf sollte sich wie Sie selbst anfühlen – einfach die klarste und am besten organisierte Version Ihres beruflichen Selbst. Betrachten Sie die ATS-Optimierung nicht als ein Spiel, bei dem es darum geht, das System zu schlagen, sondern als eine Übung in klarer Kommunikation.
Der Weg nach vorn: Jenseits der ATS-Optimierung
Das ATS zu passieren ist nur der erste Schritt auf Ihrer Reise zur Stellensuche. Sobald Ihr Lebenslauf von Menschen gesehen wird, muss er schnell Ihren Wert vermitteln und einen unvergesslichen Eindruck hinterlassen.
Denken Sie daran, dass sich Beharrlichkeit auszahlt. Die durchschnittliche Stellensuche dauert 3-6 Monate, und die meisten Stellensuchenden bewerben sich auf Dutzende von Stellen, bevor sie das richtige Angebot finden. Jede Bewerbung ist eine Gelegenheit, Ihren Ansatz zu verfeinern.
Ziehen Sie diese zusätzlichen Strategien in Betracht, um Ihren ATS-optimierten Lebenslauf zu ergänzen:
- Strategisch nachfassen: Nachdem Sie sich über ein ATS beworben haben, nehmen Sie Kontakt zu Personalverantwortlichen oder Teammitgliedern auf LinkedIn auf.
- Entwickeln Sie eine konsistente persönliche Marke: Stellen Sie sicher, dass Ihr LinkedIn-Profil, Ihr Portfolio und andere professionelle Materialien mit Ihrem Lebenslauf übereinstimmen.
- Bereiten Sie sich auf ATS-ähnliche Interviewfragen vor: Viele Unternehmen verwenden jetzt strukturierte Interviews, die den Schlüsselwortansatz von ATS-Systemen widerspiegeln.
- Vernetzen Sie sich mit den Zielunternehmen: Mitarbeiterempfehlungen werden in ATS-Systemen oft umgangen oder erhalten Vorrang
Wenn Ihr perfekt optimierter Lebenslauf Ihnen zu einem Vorstellungsgespräch verhilft, werden Sie froh sein, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um sicherzustellen, dass er Ihre Qualifikationen und Leistungen genau wiedergibt. Schließlich bauen die besten Vorstellungsgespräche ganz natürlich auf dem Fundament auf, das Ihr Lebenslauf bildet.
Bei der Erstellung eines ATS-optimierten Lebenslaufs geht es nicht nur darum, ein System zu besiegen, sondern auch darum, Ihren Wert auf eine Art und Weise zu vermitteln, die sowohl von der Technik als auch von Menschen verstanden wird. Mit der richtigen Herangehensweise wird Ihr Lebenslauf nicht nur die digitalen Filter passieren, sondern auch den Menschen auffallen, die die Einstellungsentscheidungen treffen.
In dem Maße, in dem sich die Einstellungspraxis hin zu kompetenzbasierten Einstellungen entwickelt, wird Ihr ATS-optimierter Lebenslauf zu einem noch wichtigeren Instrument, um Ihre Fähigkeiten zu präsentieren. Lesen Sie unseren detaillierten Leitfaden zur Ergänzung Ihrer ATS-Optimierungsstrategie, wie Sie in kompetenzbasierten Einstellungsumgebungen glänzen können.
Der Prozess der Stellensuche kann eine Herausforderung sein, aber Sie müssen ihn nicht alleine bewältigen. Mit Tools wie ResuFit können Sie sicherstellen, dass sich Ihr Lebenslauf von seiner besten Seite zeigt und Sie darauf vertrauen können, dass Ihre Qualifikationen gesehen und berücksichtigt werden.
Ihre Erfahrungen und Fähigkeiten verdienen es, anerkannt zu werden. Mit einem strategisch optimierten Lebenslauf erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sie anerkannt werden, dramatisch. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Stellensuche, indem Sie die Software zum Scannen von Lebensläufen beherrschen, die zwischen Ihnen und Ihrer nächsten großen Chance steht.